Merhaba Tuğba Hanım,  insan kaynakları konusundaki çalışmalarınızda bir çok durumla karşılaşmışsınızdır, HRbot fikrinin oluşmasını sağlayan ne oldu? Çıkış noktanız neydi?

BT kökenli bir İK’cı olduğum için süreçleri iyileştirmek,  performansı geliştirmek üzere sürekli yeni projeler üzerinde çalışıyordum. 2 yıl önce botego.com’da “Merve’yi tavla” uygulamasını gördüğümde, soru yanıtlayan bir bot neden soru soramasın fikri aklıma geldi. Çünkü; çoğu İK şirketinin veya departmanın yapısal soruları vardı ve Yetkinlik Bazlı Mülakat Tekniği böyle bir sisteme kolaylıkla uyarlanabilirdi. Sonrasında da sağlayabileceği avantajları düşünmeye başladım.

Her aday için eşit kalitede rapor üretebilirdi. Aday raporları danışmanın ön yargısı ile manipüle edilmemiş olurdu. Toplantı odalarımız zaman zaman yetmiyordu ve güvenmediğim bir danışmanın görüştüğü adayla tekrar telefon mülakatı yapma gereği duyuyordum. CV’sini kısa tutmak zorunda hisseden adayların önemli projeleri raporlarına not alınıyordu ve bunları search edemiyorduk. Mülakatı yapan İK’cının adaya verdiği elektrik de görüşmeyi çok etkiliyordu. Mülakatçı çok önemli soruları atlayabiliyordu… Özetle, insan hatası/yorumu devreden çıkınca adayların “bu İK’cı beni anlamadı” yaklaşımı ya da mülakatçının “adayın tavrını beğenmedim” yaklaşımları ortadan tamamen kalkıyor, objektif değerlendirme için mükemmel bir araç çıkıyordu.

HRBot’u hayata geçirme kararı aldıktan sonra nasıl bir yol izlediniz? Botego ile birlikte çalışmalar ne kadar sürdü?

Merve’yi tavlamayı deneyip (ki bence tavladım, hiç bir kadın buna dayanamazdı) hemen sonra Ekim’i arayıp, soru soran robot fikrini gündeme getirdim. 2 yıl önce çalıştığım şirketin portalinde kullanmayı planlıyordum. Böylece, adayın başvurusunu inceyen işveren istediği adaylarla ön görüşmeyi de robotu kullanarak yapabilecekti. Botego ile iş ortaklığı için uygulamanın dünyadaki benzerlerini araştırmaya başladık. O zaman da böyle bir uygulamanın dünyada olmadığını gördük. Projeye inanmayan patronlarla yol alamayacağımı anlayınca kendi şirketimi kurmaya karar verdim.

Botego ile sözleşmemizi hazırlamaya çalışırken iş ortaklığı modelinin zorluğunu fark ettik. İlk sözleşme katolik evliliğine benzeyen ve asla fesh edilemez bir sözleşmeydi. Ceyda Cimilli Akaydın’dan destek istedik. Ceyda sayesinde 3 sayfalık sözleşmemiz, 9 sayfalık bir sözleşme ve 25 sayfalık teknik şartnameye dönüştü. Sonra işe başladık.

İş analizler hazırdı, bazı bölümlerin revize edilmesi gerekti. Yaklaşık 3 ayda sistem analizlerini çıkardık. Bot sistemin en önemli ama en küçük parçası haline geldi. CV’yi okuyup tanıyan modülle, bot’a sorması gereken soru gruplarını gösteren sistem daha komplike oldu.

Projeyi hayata geçirme konusunda ne tür zorluklar yaşadınız?

İki ortaklı bir proje olduğu için, projeyi finanse edebilmek amacıyla farklı projelerde de çalışıyorduk. Hala çalışıyoruz. HRBot için ayrı dedice bir yazılımcıyla çalışmaya karar verdik. Görev dağılımımızı yaptık. Zamanımızın kısıtlı olması bizi haftasonları toplantılarına, akşam Skype-MSN toplantılarına yönlendirdi.

Örnek alabildiğimiz bir proje olmadığı için hem teknik hem ticari kararlar alırken karma modeller üretmek zorundaydık. Bunlar üzerinde düşünülmesi gereken konular olduğu için kısıtlı vaktimizi de beyin fırtınası yaparak geçiriyorduk. “Ürünün fiyatı ne olacak?”, “Bakım anlaşması şartları neler olacak?” gibi sorular için projeyle paralel en az 2-3 ay vakit harcadık.

Peki mülakatların HRBot ile yapılması firmalara ve başvuranlara ne tür avantajlar sağlayacak?

Firmaları segmentlere ayırarak yanıtlamak daha doğru olur. KOBİ’lerden başlayalım.

KOBİ: İşe alım için çoğu KOBİ’nin İK departmanı yok. İşe alımda adaya sormaları gereken soruları önceden hazırlayacak vakitleri de yoktur. Çünkü; tek işleri yönetmek ya da işe almak değildir. İK Danışmanlık hizmeti de KOBİ’ler için pahalıdır. Genellikle çok vakitleri de yoktur. Adayın yaptığı iş ve iş yapış biçimi hakkında detaylı bilgi alabileceği raporları HRBot üzerinden edinerek uygun 3 adayı filtreleyerek hem vakit kazanabilir hem de daha doğru seçimleri uygun bir maliyetle yapabilir.

Kurumsal: Çoğunlukla, İK departmanları vardır. Marka bilinirliği olduğu için çok da başvuru alırlar. Yetkinlik bazlı mülakatlarda görüşme süresi ortalama 45 dakikadır. Daha da uzayabilir. HRBot’un yapacağı ön görüşme notlarına bağlı olarak uygun adaylara 10 dakika ayıran İK’cı rapor üzerinden mülakat yaparak kendi görüşlerini de üzerine ekleyebilir. Böylece 45 dk x 5 aday yerine 10 dk x 30 adayla görüşebilirler. Bu yüzden İK uzmanlarının yapay zekalı asistanı diyoruz HRBot’a. 10 kişinin alınacağı pozisyona 6000 kişinin müracaat ettiği şu günlerde, eğitim ve deneyimi uygun adayların %30 olduğunu varsayalım. 1800 adayın %20’si HRBot ile seçilebilir. 360 inen aday sayısı ile İK uzmanları, en az 8 haftalık bir vakit kaybından kurtulmuş olacaklar.

Profesyonel: Yani İK danışmanlık şirketleri… Aday veritabanlarını geliştirmek en önemli yatırımlarıdır. Artık danışmanlık şirketi adına bir günde binlerce görüşme yapabilecek bir robotları var. Üstelik tüm adaylar için eşit kalitede rapor tutan, sorması gereken sorular unutmayan, adayı sinirlendirmeyen…

Adaylara avantajları: Adaylar için tam bir fırsat, kendini iyi ifade edebilen adaylar görüşmeye 1-0 önde başlar. Yazılı iletişimi iyi olmayan adaylar da “ben kendimi iyi ifade edemedim” diyerek loglarını incelemeye aldırabilir. Ama sizi eleyen bir İK uzmanı için aynı şeyi yapmak mümkün değildir.

Tam olarak hedef pazarınızda ne tür firmalar var? Hangi firmalar için en verimli sonuçları sağlıyor HRBot?

HRBot “beyaz yakalılar” olarak tabir ettiğimiz çalışanlar için uygun bir ürün. Bu yüzden Danışmanlık, Finans, Sağlık-İlaç-Medikal, Bilgi ve Telekomünikasyon Teknolojileri sektörlerinde faaliyet gösteren beyaz yaka çalışan oranı %60’ın üzerinde olan firmalar için tasarlandı. Zira; adayların en az ön lisans ya da lisans mezunu ve internet kullanıcısı olması gerekiyordu.

İşe alım performanslarını 4 katı artırıp sağlıklı ve dijital bir aday veritabanı oluştururken, maliyetlerini 1/3 oranında düşüreceğini öngörüyoruz. Tek başına işe alım robotu değil, 360 derece performans değerlendirme ve eğitim ihtiyaçları analizi gibi ihtiyaçlarda da kullanılabilir. Özellikle, farklı lokasyonlarda çok ofisi olan firmalarda bu analizler çok fazla vakit alan görüşmeler ve anket çalışmalarıyla 1-2 ayda yapılırken, HRBot için bu 1 günlük bir iş.

Bir not daha: Hayal gibi bir şey olan ortak Kara Liste işverenler için artık hayal değil. Adayları tanıyan HRBot, kendisiyle yapılan görüşmelerde hakaret, argo, uygunsuz ifadeler kullanan adayları aynı ortak Kara Listeye alacak. İsteyen işveren Kara Listeyi kullanabilir, istemeyen kullanmaz. Aday bir yanlışlık sonucu kara listeye girdiğini ifade ederse de görüşme logları incelemeye alınabilecek. Kara liste, İK’cı inisiyatifinden çıkıp tamamen adayın yaklaşımlarındaki dengesizliklerle oluşabilecek. Bu da mesuliyeti adaya ait olan objektif bir “kara liste” demek…

Bildiğimiz kadarıyla dünyada ilk ve tek İnsan kaynaklarına özgü yapay zeka ürünü HRBot, bu açıdan yurtdışından talepler geliyor mu? Yoksa sadece iç pazarda mı kalmayı düşünüyorsunuz?

Dünyada ilk olmak çok heyecan verici. Bu nedenle basın duyurusunu İngilizce-Türkçe yaptık. Yurtdışından çok daha fazla talep var. Niyetimiz, Türkçe HRBot’tan 2-4 ay sonrasında İngilizce’sini hazırlamaktı. Bu geri dönüşlerden sonra ise, HRBot Türkçe demosundan hemen sonra İngilizce hazırlığına başlamamız gerekiyor.

HRBot ile ilgili ilk aldığınız geri dönüşler nasıl?

Tüm geri dönüşler çok olumlu. Demo görmek isteyen firmalarla randevulaşmaya başladık bile. Yalnız yurtdışından ilgilenenlere Türkçe demo göstermek anlamlı olmayacağı için İngilizce mülakatın videosunu göndererek yol almayı planlıyoruz.

Peki devam eden süreç nasıl işleyecek? Ne zaman beta aşamasından çıkıp satışa sunulacak?

Mart 2009, son haftasında HRBot satışa çıkıyor. Yanlış anlaşılan bir konuyu buradan aydınlatmak istiyorum; Merve’yi tavla uygulaması gibi bir şeyler bekleyenler var. HRBot’un soruları, en az yazılımı kadar değerli. Bu yüzden demo gerçek soruları içermeyen bir Microsoft mülakatı simülasyonu olacak. Çoğunlukla da Microsoft’un geçmiş yıllarda kullandığı puzzle sorularını kapsayacak.